С разработкой документов и с ДОУ в целом связан еще ряд понятий.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам и т.д.), помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство, ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях:
1. составление, регистрация полеченных документов и другой корреспонденции
2. организация и контроль исполнения
3. формирование номенклатуры дел и справочных фондов
4. экспертиза научной и практической ценности
5. хранение и передача в архив
6. обеспечение секретности и сохранности служебной тайны
Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
