Документ (от лат. documentum) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.
Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, который объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В современном толковом словаре С.И. Ожегова «документ» определяется как «деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение».
Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:
1. «документ» – материальный объект
2. «документ» – носитель информации
3. «документ» – документированная информация
С позиции ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом:
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как:
1. информационная
2. социальная
3. коммуникативная
4. правовая
5. управленческая
6. функция учета
7. функция исторического источника
В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения, и отражают:
1. стадии
2. звенья
3. циклы управления
