Определим цели, задачи, решаемые проектируемой АСУ (табл. 7). Очевидно, что цели и задачи, которые решает автоматизация документооборота на каждом следующем уровне увеличивает её фактическую стоимость, что является немаловажным фактором в настоящее время, при этом важно отметить, что инвестиции в автоматизацию, как отдельных элементов документооборота, так и в полную автоматизацию бизнес-процессов определяются усиливающейся турбулентностью бизнес-среды. По мнению многих исследователей[14] в условиях высокой турбулентности бизнес-среды эффективность неавтоматизированных бизнес-процессов резко снижается, увеличивает скрытые и явные потери предприятий и организаций. Оптимизация бизнес-процессов, а в отдельных случаях и реинжиниринг в современном развитии бизнеса сложно представить без использования современных IT, которые автоматизируют процессы управления, оптимизируют и повышают эффективность деятельности предприятий.
Таблица 7. Цели и задачи, решаемые Автоматизированной системой управления документооборотом
|
Цель |
Задача |
Комментарии |
|
Снизить риски потери документов, обеспечить централизованный доступ к документам |
Снизить уровень бумажного документооборота, обеспечить сохранность и воспроизводство документов |
Цели и задачи, решаемые на этом уровне наиболее актуальны для территориально распределенных предприятий |
|
Снизить затраты (временные, финансовые, трудовые) на обеспечение повседневного документооборота |
Автоматизировать элементы документооборота |
Цели и задачи, решаемые на данном уровне, наиболее подходят для предприятий с активным внешним и внутренним документооборотом |
|
Повысить качество оперативного управления |
Полная автоматизация документооборота предприятия |
Цели и задачи, решаемые на данном уровне, обеспечивают формализацию бизнес-процессов, определяют процедуры исполнительной дисциплины, определяют структуру и иерархию доступа к документам |
В качестве конкретных объективных причин, вызвавших необходимость существенных изменений в бизнес-процессах, внедрение автоматизации и как следствие изменений в производственной, сбытовой сфере, сфере услуг, можно выделить две внутренние, взаимосвязанные причины[15]:
1. рост сложности новых продуктов, степень сложности новых продуктов такова, что ни отдельный сотрудник, ни даже группа сотрудников не может знать все технические детали данного продукта. В связи, с чем усложняются управленческие задачи.
2. неэффективность дальнейшего увеличения числа сотрудников. Сложилась ситуация, когда рост числа персонала перестал сказываться на эффективности деятельности организации. Имеются два фактора обусловившие данную причину:
a. рост стоимости труда;
b. нелинейный рост числа управленцев по отношению к сотрудникам, непосредственно создающим продукт либо услугу.
Таким образом, внедрение автоматизации, как в исследуемом предприятии, так и в ряде ему подобных предприятий и организаций необходимо и полностью обоснованно.
Перейти на страницу:
1 2 3
