Подготовка к коммерческим переговорам

Подготовка к коммерческим переговорам зависит от ожидаемого круга обсуждаемых вопросов и характера планируемых к подписанию документов. В зависимости от предполагаемого предмета переговоров работник, назначенный ведущим эти переговоры, должен:

подобрать участников переговоров со стороны фирмы и согласовать кандидатуры с их непосредственным руководством;

предложить участникам ознакомиться со справочным материалом на контрагента и необходимыми коммерческими документами;

составить свои проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров;

оценить необходимость проведения конъюнктурного совещания с представителями специализированных отделов и опытными экспертами, связанными с тематикой предстоящих переговоров, для уточнения позиции и тактики фирмы.

Рассмотрим в качестве примеров особенности подготовки к различным видам коммерческих переговоров.

Ознакомительные переговоры проводятся с целью выяснения взаимной заинтересованности и возможности установления торговых связей, организации сбытовой или производственно-сбытовой кооперации, в том числе в составе консорциумов, заключения посреднических соглашений по закупке или сбыту товаров, заключения соглашений картельного типа и т.д.

В зависимости от ожидаемой темы переговоров, руководителем обычно назначается представитель отдела маркетинга и цен, а в состав участников могут быть приглашены представители отдела по координации закупок и продаж или отдела координации работы с посредниками. Этой группе нужно определить перечень передаваемого контрагенту информационного и рекламного материала по наиболее перспективным для сбыта товарам с прайс-листами и сроками поставок, согласовать, с отделом маркетинга и цен предельные размеры скидок на первые сделки, подготовить собственные варианты посреднических и кооперационных соглашений или подготовить проект протокола о намерениях с конкретными обязательствами сторон и сроками их выполнения.

Переговоры по заключению контракта на продажу товаров проводятся обычно как продолжение предварительной коммерческой переписки по проработке запросов и предложений на вполне определенные товары. Ответственным за ведение переговоров может быть назначен, например, заместитель начальника отдела координации закупок и продаж. В состав группы будет включен представитель оперативной коммерческой группы, занимающейся данным видом товара или работающей на регион покупателя, а также представитель отдела маркетинга и цен. В перечень подготовительных работ будут включены следующие: ознакомление со справкой на фирму-покупателя, составление оперативной коммерческой группой своего проекта контракта и его предварительное согласование с юридическим и валютно-финансовым отделами, а также согласование с оперативной коммерческой группой, занимающейся закупками этого товара у поставщиков, минимально допустимой цены продажи товара. С руководством отдела координации закупок и продаж должен быть решен вопрос о целесообразности проведения конъюнктурного совещания для обсуждения проекта контракта и тактики ведения переговоров.