Вступать в деловые контакты путем личных встреч, по телефонной или другим видам связи могут все работники фирмы, однако каждый их уровень имеет пределы своих полномочий. Так, работники оперативно-коммерческих групп, рядовые работники специализированных отделов и помощники руководителей фирмы могут обмениваться с представителями контрагентов информацией о ходе выполнения взаимных обязательств и обсуждать другие вопросы, но без отступлений от условий действующих договоров и соглашений. Если контрагент настаивает на немедленном решении вопроса, выходящего за пределы полномочий работника, этот работник должен без стеснения заявить, что решение данной проблемы выходит за пределы его компетенции, но он в кратчайшие сроки согласует ее с руководством и сообщит принятое решение. В глазах опытного контрагента такой ответ только повысит уровень доверия к Вашей фирме как к четко организованной структуре. К сожалению, в работе еще не всех российских фирм утвердилось такое понимание коммерческой дисциплины.
На уровне начальников специализированных отделов формируется тактика работы с контрагентами, в том числе определяются принципы, закладываемые в проекты разрабатываемых договоров и соглашений, трактуются действующие условия контрактов, готовятся предложения для руководства по работе с контрагентами. Начальникам специализированных отделов может быть поручено возглавить переговоры по согласованию условий и подписанию новых договоров, урегулированию претензий, возмещению убытков и т.д.
Директора определяют стратегию фирмы по своему направлению деятельности. Они лично возглавляют наиболее сложные переговоры по заключению и исполнению договоров, оказывающих существенное влияние на эффективность работы фирмы.
Генеральный директор определяет общую стратегию фирмы, координирует работу директоров, является председателем совета директоров, возглавляет переговоры с наиболее перспективными контрагентами о долгосрочном сотрудничестве и заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач.
Директора фирмы назначают лиц, ведущих конкретные переговоры. Если ведущим переговоры назначается начальник или заместитель начальника специализированного отдела*, то на его имя за подписью генерального директора оформляется доверенность с указанием полномочий. На некоторых фирмах начальникам отделов, имеющим в подчинении большое число исполнителей (в нашем примере это начальник отдела координации закупок и продаж), директорами делегируются права назначать ведущими переговоры наиболее опытных исполнителей. В этих случаях, особенно при проведении переговоров вне главного офиса фирмы, на них оформляются соответствующие доверенности.
* В учебнике преднамеренно не употребляется понятие "менеджер", т.е. управляющий, поскольку оно не точно определяет положение работника в иерархической системе фирмы. Менеджером можно, например, назвать и заместителя начальника отдела, и директора фирмы.
При необходимости провести переговоры с контрагентом начальник соответствующего отдела обычно выходит к курирующему его директору фирмы с предложением самому возглавить переговоры или поручить их проведение одному из опытных исполнителей.
