Оперативный состав фирмы должен планировать период переговоров. Подобное перспективное планирование обычно применяется при намерении коммерческой фирмы успешно выйти на рынок с новым товаром и установить долгосрочные отношения с контрагентами.
Перспективное планирование учитывает время, необходимое для маркетингового исследования рынка, проведения первой рекламной кампании, рассылки оферт, уточнения взаимных позиций с заинтересованными контрагентами путем коммерческой переписки и подготовки собственных вариантов договоров. Естественно, что по мере сближения позиций сторон возникает необходимость личных встреч для окончательного согласования наиболее сложных условий договоров и для их подписания. При возникновении такой необходимости стороны согласовывают место и дату встречи, а также уровень, на котором будут проводиться переговоры.
Однако на практике нередко фирма, заинтересовавшаяся в определенном товаре из рекламных объявлений или из полученной от продавца оферты, настаивает на скорейшем вступлении в переговоры по согласованию условий договора. Такая ситуация потребует мобилизации всех возможностей фирмы для сокращения сроков подготовки к переговорам, включая уточнение позиции производителя или поставщика товара, расчет и утверждение цен, подготовку своего варианта договора. Однако переговоры всегда должны назначаться с учетом времени, необходимого на подготовку основных вопросов. Опыт показывает, что вступление в переговоры без достаточной подготовки очень часто не приводит к заключению договора либо договор подписывается с грубыми ошибками и неоправданными уступками, допущенными неподготовленной стороной. К сожалению, проигравшая сторона, именно в силу своей неподготовленности, не отдает себе полного отчета в возможных последствиях и упущенной выгоде.
Еще нередко в России встречаются коммерсанты типа "купи-продай", которые довольствуются тем, что им удалось хоть что-то ухватить из осуществленной операции. Они обычно не придают должного значения серьезной предварительной подготовке переговоров, но не о таких торгашах идет речь в этом учебнике. Весьма часто в практике российских фирм плохо подготовленные переговоры заканчиваются подписанием протоколов о намерениях с недостаточно конкретными обязательствами сторон. Опыт показывает, что подавляющее число таких протоколов не приводит в дальнейшем к конструктивному и взаимовыгодному сотрудничеству.
