Выбор методики оценки связан с определением качественных и количественных показателей эффективности.
Количественные показатели могут быть следующими:
— оптимизация численности персонала и фонда оплаты труда за счет четкого предоставления о фактической загрузке сотрудника и отсутствия дублирования функций; возможность перевода части функционала в регионы, внешним исполнителям (фриланс, аутсорсинг);
— повышение производительности труда, сокращение времени на выполнение рутинных бизнес-процессов. Увеличение продолжительности рабочего дня за счет возможности работать сверхурочно (дома, в командировке и т.д.);
— сокращение затрат на телефонные переговоры и другие средства связи за счет использования корпоративной системы обмена сообщениями и организации электронных совещаний;
— сокращение сроков и повышение качества обслуживания клиентов. Единая точка сбора и обработки информации, заявок, запросов. Коллективная и личная ответственность.
Качественные показатели могут характеризовать следующие результаты деятельности:
— улучшение исполнительской дисциплины с помощью своевременного выполнения задач и поручений;
— повышение уровня управляемости компанией за счет оперативного доступа к необходимой информации;
— повышение эффективности коммуникаций сотрудников;
— защита интеллектуальной собственности компании. Единый депозитарий всех рабочих документов, файлов, списков. Хранение истории изменений по ним;
— формирование благоприятного психологического климата в компании за счет слаженного взаимодействия сотрудников.
Сегодня для решения таких проблем всё чаще используются системы совместной работы над документами. Данные системы позволяют решать следующие задачи:
· предоставление средств коллективного просмотра и обработки документов;
· проведение централизованных мультимедиа-конференций (текст, голос, видео);
· централизованное планирование конференций;
· запись конференций.
Область систем совместной работы над документами включает:
· проведение оперативных совещаний распределенных рабочих групп;
· проведение лекций и семинаров с участием удалённых слушателей (обучение);
· проведение презентаций для клиентов.
Для обеспечения максимального удобства работы системы совместной работы над документами интегрируются с такими корпоративными приложениями как электронная почта, системы телефонной и видеоконференцсвязи, а встроенные средства планирования позволяют автоматически формировать приглашения всем участникам конференции и резервировать все необходимые ресурсы.
Внедрение систем совместной работы над документами позволяет компаниям кардинально сократить нерациональное расходование рабочего времени своих сотрудников, снизить издержки на командировки и публичные мероприятия, а также получить новый инструмент взаимодействия с клиентами.
В результате внедрения предлагаемых мероприятий предполагается, что:
· время реакции на возникающие проблемы, запросы о предоставлении информации по документам сократится в 4 раза;
· в 2,5 раза сократится время менеджеров и руководителей на оперативный контроль подчиненных;
· сроки формирования отчетности сократятся более чем в 5 раз;
· общие управленческие издержки сократятся на 12,5%.
Эти предположения были сделаны по результатам внедрения СЭД Мотив в других организациях, и получения реального сокращения сроков обработки документов.
Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.
Годовой экономический эффект определяется по формуле:
Эг = [( Тб + Ен * Кб ) - ( Тв + Ен * Кв )]*B , (4.1)
где Тб,Тв - годовые текущие затраты в базовом и внедряемом вариантах;
Кб,Кв - капитальные вложения в базовом и внедряемом вариантах;
Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных вложений, равный 0.3;
Перейти на страницу:
1 2 3 4
