1. Отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатора Белгородской области.
2. Разнообразие систем и форматов, используемых в аппарате губернатора.
3. Необходимость надежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.
4. Защита информации от изменения в процессе доставки документов между органами государственной власти и местного самоуправления.
5. Необходимость защиты конфиденциальной информации.
Основное содержание работы органов государственной власти в Белгородской области – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами.
В аппарате губернатора Белгородской области повсеместно используется традиционная система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:
1. Длительные процедуры передачи документов.
2. Возможность утери информации о местонахождении документов.
3. Отсутствие эффективного контроля, как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью аппарата в целом со стороны вышестоящих органов и общества.
4. Высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов.
5. Высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.
Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов и неэффективности работы в аппарате губернатора.
Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:
1. Повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства).
2. Переход к электронному документообороту.
Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.
Внедрение такой технологии позволяет:
1. Ускорить движение документов.
2. Гарантировать своевременное рассмотрение документов.
3. Обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.
4. Повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппарата губернатора в целом.
5. Снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.
6. При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.
Необходимо заметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.
Идея же электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.
Необходимо также иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводство в аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в них исчезает технологическая необходимость.
А для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.
Таким образом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходы информационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактических и оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты (программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, а именно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности и ограничения бюджетных средств, становится необходимым использование более дешевых и доступных программных продуктов эффективного распространения информации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурными особенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализации государственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействия информационной системы и, в частности, системы электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессе устранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение, удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании.
Перейти на страницу:
1 2 3 4 5
